Instruks
Dokumentnummer: KM-8-3-46
Revidert dato: 24.03.21
Opprettet dato: 15.01.20 (Ansvarlig: Kvalitetsansvarlig)
Endret dato:
Prosess: Personellutleie
Type: Instrukser & Rutiner
Ansvar: Partner: har ansvar for at medarbeidersamtaler finner sted, samtalenes innhold og at samtalene skjer under sunne forhold.
Responstid: Minimum 1 gang pr 12 mnd.
Beskrivelse: Medarbeidersamtalen finnes i mange varianter og gjennomføres ulikt på arbeidsplassene. Samtalen er viktig for oppfølgning og utvikling av den enkelte arbeidstaker. Den bidrar også til forventningsavklaringer mellom leder og medarbeider, og er et nyttig verktøy for god ledelse. Vi vil nedenfor gi noen råd for gjennomføringen av medarbeider- og utviklingssamtalen.
Tillit, fortrolighet og opplevelse av å møtes med like forutsetninger er avgjørende for å få en meningsfylt medarbeidersamtale. I denne sammenheng er det viktig at rammene for samtalen oppleves trygge. Dette gjøres blant annet ved at arbeidstaker kalles inn til medarbeidersamtale jevnlig – normalt en gang i året. Innkallingen sendes så tidlig at begge parter får mulighet til å forberede seg. Det skal settes av tilstrekkelig tid til samtalen. Erfaringsvis er rundt en time nødvendig. Det er videre et generelt råd at samtalen bør avholdes på et nøytralt sted, for eksempel et møterom.
Innhold i samtalen:
Som nevnt innledningsvis, er det ulik praksis for hvordan medarbeidersamtaler gjennomføres. Enkelte bruker et standardskjema, som kan benyttes til både forberedelser, gjennomføring og oppfølgning etter samtalen. Standardskjemaene er ikke tilpasset den enkeltes arbeidsplass og mange opplever seg bundet til skjemaet. Det kan derfor være et godt alternativ heller å gjennomføre en fortrolig samtale mellom partene, slik at emnene som tas opp tilpasses den enkelte.
Partner leder samtalen. Det er av sentral betydning at partner kjenner faktum og har forberedt seg med utgangspunkt i hva som skal behandles i samtalen. Et generelt råd til partner er å stille åpne spørsmål, samt å være en aktiv lytter. Det er partner sitt ansvar å sørge for en oppsummering, og kanskje også en oppmuntring når samtalen er ferdig.
Medarbeidersamtalens fokusområder:
En standard medarbeidersamtale har fire fokusområder. Disse er trivsel, arbeidsoppgaver, utvikling og tilbakemelding. Under temaet knyttet til trivsel inngår samarbeidet med kolleger, forholdet til ledere, kontormiljøet og andre forhold som påvirker arbeidshverdagen. For eksempel kan det avklares om arbeidstaker har behov for tilrettelegging på arbeidsplassen. Det er videre et godt råd å ha fokus på positive forhold som bidrar til trivsel. Arbeidsoppgaver betyr samtale og evaluering av det som er utført i året som har gått, samt målsetting for det som skal gjøres i året som kommer. Denne delen av samtalen dreier seg om personlig innsats, innholdet og tilfredshet med oppgaver, effektivitet og faglig kompetanse.
Punktet om utvikling knytter seg til kompetanseoppbygging og nye innsats- og ansvarsområder. Dette må sees i sammenheng med virksomhetens behov, ressurser og muligheter, samt arbeidstakerens motivasjon og kompetanse. Tema rundt tilbakemeldinger er erfaringsvis det som skaper størst utfordringer for lederen. Utgangspunktet er at samtalen skal gjennomføres i fortrolighet. Dette skapes best med en positiv tone og atmosfære. En leder bør imidlertid gi nødvendig veiledning og korrigerende tilbakemeldinger. Oppleves dette å være for krevende, kan det være en idé å ha en egen samtale hvor de negative forholdene behandles, for deretter å ha en medarbeidersamtale på et bredere grunnlag.
Fyll ut «Medarbeidersamtale mal»