Instruks
Dokumentnummer: KM-8-5-11
Revidert dato: 24.03.21
Opprettet dato: 15.01.20 (Ansvarlig: Kvalitetsansvarlig)
Endret dato:
Prosess: Personellutleie
Type: Instrukser & Rutiner
Ansvar – Daglig leder: har ansvar for at rutine følges.
Ansvar – Kvalitetsansvarlig: har ansvar for gjennomføring, rapportering og dokumentasjon av utført kontroll.
Ansvar – HR-avdelingen: kan bli involvert ved behov.
Responstid:
Formål og omfang: Sammen med alle våre partnere gjennomgår vi kvartalsvis statusmøter. Målsetting og agenda for disse møtene kan du lese mer om her. Rutinen skal ivareta Jobbkretser sin påse-plikt overfor selskapets samarbeidspartnere innen salg, rekruttering og bemanning.
Målgruppe:
- Key Account Manager
- Bemanningspartner
- Andre med HMS-, kvalitets-, eller HR-ansvar, eller ansvar for kontroll av underleverandører.
Beskrivelse: Minimum årlige revisjoner skal gjennomføres med alle bemanningspartnere, etterskuddsvis etter at grunnlaget for kvartalet er ferdigstilt.
Grunnlaget for foregående kvartal er ferdigstilt når alle timer er lønnet, fakturert og ev. avvik er rettet opp i.
Formålet for møtet er å avdekke svakheter hos byrå, kunder eller ansatte enten vedr. egne rutiner, system eller praktisk utførelse av den enkeltes ansvarsområder. Alle svakheter eller avvik skal følges opp med tiltak som skal presenteres i neste kvartals møte.
Møtet gjennomføres enten per telefon/Teamviewer eller i et fysisk møte.
Som grunnlag for møtet går man gjennom nøkkeltall-rapporten i dashbordet i Webtemp. Målsetting med gjennomgangen er å bevisstgjøre bemanningspartner på risikoelementer og svakheter, samt på statistikk som kan legges til grunn for bedre måloppnåelse.
Følgende punkter skal gjennomgås:
Stillingsprosent:
Det vurderes i hvor stor grad medarbeider er ansatt i korrekt stillingsprosent og hvorvidt prosenten er satt iht. gjeldende regler og interne rutiner.
- Gjennomsnittlig stillingsprosent
- Laveste stillingsprosent
- Innrapportering av stillingsprosent til HR-avdelingen.
- Ev. avdekkede tilfeller av manglende stillingsprosent.
- Avtale tiltak med dato for gjennomføring ved hvert enkelt funn.
Garantilønnrisiko: Det skal vurderes hvorvidt medarbeidere ligger an til å få krav på garantilønn etter 12. mnd. Målsettingen skal være å gjøre tiltak dersom stillingsprosenten er satt enten for høyt, eller medarbeideren står uten oppdrag pga. feil prioritering.
- Avdekke alle tilfeller hvor det er sannsynlig at en medarbeider kan få krav på garantilønn.
- Vurdere tiltak som del-oppsigelse, nedbemanning eller om det kan løses gjennom endret prioritering eller fokus.
- Avtale tiltak med dato for gjennomføring ved hvert enkelt funn.
Produkter/kunder med tap: Gjennomgangen skal avdekke hvilke kunder man ev. taper penger på, eller hvorvidt det finnes tillegg eller andre produkter med tap.
- Det skal vurderes hvorvidt timeraten må reforhandles.
- Ev. vurderes det om kundeforholdet bøs avsluttes.
- Avtale tiltak med dato for gjennomføring ved hvert enkelt funn.
Sykefravær: Statistikk for sykefravær gjennomgås med fokus på å bevisstgjøre partner på tapsrisiko, samt å vurdere om sykefraværprosent øker eller går ned.
- Gjennomsnittlig sykefraværprosent.
- Vurdere om sykefraværet øker eller minsker.
- Vurdere oppfølgingstiltak på medarbeidere.
- Vurdere tiltak ved systematisk høyere sykefraværprosent.
- Avtale tiltak med dato for gjennomføring ved hvert enkelt funn.
HMS avvik: Rapporten viser alle HMS-avvik innmeldt over timelisten. Statistikk og ev. spesifikke avvik av en viss alvorlighetsgrad eller som er gjentakende skal vurderes.
- Statistikk over alle avvik.
- Vurder spesifikke avvik.
- Vurder om noe er gjentakende.
- Avtale tiltak med dato for gjennomføring ved hvert enkelt funn.
AML brudd: Rapporten viser alle AML-brudd innmeldt over timelisten. Statistikk og ev. spesifikke avvik av en viss alvorlighetsgrad eller som er gjentakende skal vurderes.
- Statistikk over alle avvik.
- Vurder spesifikke avvik.
- Vurder om noe er gjentakende.
- Avtale tiltak med dato for gjennomføring ved hvert enkelt funn.
Hold-back/Høyrisiko-kunder: Rapporten viser hvilke kunder som er høyrisiko, hvem som er dårlige betalere og ev. hold-back ved ikke-betalte faktura.
- Se på totalbildet og statistikk.
- Ved høy risiko skal det vurderes nye tiltak utover innkrevingsrutiner.
- Kunder med høy risiko eller dårlig betalingsevne skal vurderes stengt for nye bestillinger.
- Avtale tiltak med dato for gjennomføring ved hvert enkelt funn.
Oppdragslengde: Det skal gjennomgås hvorvidt byråets praksis kan endres i forbindelse med å øke oppdrags lengde for å unngå hyppige forlengelser; Ref Clockwork-saken.
- Gjennomsnitt statistikk på oppdragslengde tatt ut på kunde og byrå.
- Vurder tiltak for å øke oppdragslengde tilsvarende faktisk behov.
- Avtale tiltak med dato for gjennomføring ved hvert enkelt funn.
Tidligere avtalte tiltak: Alle avvik fra tidligere kontrollmøter skal være dokumentert med tiltak i neste møterapport. Dersom tiltak ikke er gjennomført skal dette videreføres som funn i møtet og resultere i at det videreføres til møterapport for siste statusmøte.
Arkivering: Rapport etter møtet skal lagres på partnerkortet i Webtemp. Rapporten fra forrige møte skal gjennomgås i møtet.
Referanser:
Referanser til andre dokumenter:
Vedlegg:
Mal for rapport etter kontroll av bemanningspartner.