#A

AML

Refererer til arbeidsmiljøloven. Loven definerer det absolutte minimum som kan avtales med en arbeidstaker. Inkluderer også vikarbyrådirektivet. www.lovdata.no

Avtale (WT)

Grunnlaget for hvordan en E-timeliste fungerer. Avtalen regulerer på kundenivå, tillatte minstelønnssatser, ansiennitetsstige, stillingstyper, arbeidstid og produkter.

Avvik

Mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav som er definert i prosedyrer, instrukser, standarder, lover, bestemmelser, avtaler, egne interne krav eller kundeklager.

Avviksrapport

Skjema som fylles ut av personen som melder avvik, og som brukes som grunnlag for behandling av avviket.

Arbeidsavtale

En skriftlig arbeidsavtale etter kravene i AML §14-5 og §14-6. Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Avtalemalen finnes i Webtemp og sendes normalt automatisk. Arbeidsforhold uten skriftlig arbeidsavtale er ulovlig, og innebærer høy risiko.

Avvikssystem

Et system, sett med rutiner, instrukser og maler som er tilrettelagt for å behandle avvik gjennom å avdekke rot-årsak, gjennomføre tiltak og lukke avvik.

Avviksregistrering

Medarbeider melder avvik gjennom E-timelisten. Avviksprosessen settes i gang, med innhenting av mer opplysninger dersom nødvendig.
For mer informasjon om avviksregistrering kontakt support@jobbkretser.no

Arbeidstid

Den avtalte tiden en medarbeider står til disposisjon for arbeidsgiver. Regnes som grunnlag for likebehandling, og skal derfor samsvare med innleierens egen arbeidstid, så lenge denne er innen lovens grenser. Lovlig arbeidstid er regulert i
AML §10-1 til §10-12

Alminnelig arbeidstid

Lovens regler om alminnelig arbeidstid etter §10-4

AML brudd

Brudd på arbeidstidsreglene, en medarbeider har arbeidet mer enn reglene tillater. Et varsel sendes til medarbeider og kunde. Bruddet registreres i Webtemp.
Ved hyppige eller gjentatte brudd må ytterligere tiltak vurderes.

Avskjed

Arbeidsgiver kan avskjedige en arbeidstaker med påbud om øyeblikkelig fratreden dersom denne har gjort seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen.
HR-avdelingen skal alltid varsles i forkant av avskjedigelse.

Almenngjort tariff

En tariffavtale som er gjort gjeldende for hele landet og alle arbeidsforhold tariffavtalen omfavner. Blir tilsvarende den absolutte minstelønnssats gjeldende for de bransjer hvor en tariffavtale er almenngjort.

#B

Bemanningsbyrå

Et selskap som har til formål å leie ut egne arbeidstakere til en kunde hvor arbeidet utføres, og som ikke er et produksjonsselskap eller entrepriseleverandør.

Bemanningspartner (BP)

Jobbkretser AS sin samarbeidspartner i den praktiske utførelsen av salg, rekruttering og oppfølging av kunder og ansatte. I noen tilfeller også referert til som “avdeling”.

Betalingssertifikat

Annet underlag som dokumenterer kundens aksept av fakturagrunnlag i tilfeller hvor kundegodkjenning er umulig.

Bemanningsakademiet

Opplæringsregime i Jobbkretser AS. E-læring- og informasjonsdatabase tilrettelagt for bemanningsindustrien generelt, herunder Jobbkretser spesielt. Tiltak for å gjøre kunnskap lett tilgjengelig for partnere i Jobbkretser, samt å heve det gjennomsnittlige kvalitets- og kunnskapsnivået.

#C

#D

D-nummer

ID/Skattenummer for utenlandske medarbeidere. Tilsvarer fødselsnummer for personer med oppholdstillatelse og varig opphold i Norge.
(Personnummer i Webtemp).

Dekningsbidrag (DB)

Den andel av prisen per time, etter at kostnader er trukket fra. Typisk: Timerate – kostfaktor (lønn, sosiale kostnader o.l) = DB.

Drøftingsmøte (§15-1 møte)

Før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse, skal spørsmålet drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes.

#E

E-Timeliste (Webtemp)

Personlig timeliste som følge av oppdraget som medarbeideren fyller ut i app eller kandidatportalen. Timelisten fungerer etter de regler og prinsipper som er satt opp i Avtalen i Webtemp.

EPIM

(Tidl. Achilles)

#F

Fast ansettelse

En ansettelse etter arbeidsmiljølovens hovedregel (AML §14-9). En fast ansettelse krever fra 01.01.19 en avtale som er løpende og tidsubegrenset (arbeidsavtalen), samt at medarbeider er sikret et reelt stillingsomfang (stillingsprosent).

Fødselsnummer

ID nummer bestående av fødselsdato og personnummer for personer med oppholdstillatelse og varig opphold i Norge. (Personnummer i Webtemp).

Forfallsdato

Den dagen det er avtalt iht. avtalt kredittid at kunde skal betale det skyldige beløp fremvist i faktura.

Fravikende arbeidstidsordning

Arbeidsgiver kan avtale fravikende arbeidstidsordning (gjennomsnittsberegning av arbeidstid) på fire måter; med medarbeider direkte, tillitsvalgte, arbeidstilsynet eller en fagforening med innstillingsrett.

Feriepenger

Feriepenger etter ferieloven, Jobbkretser avsetter 12% feriepenger til alle utleide medarbeidere. Feriepenger utbetales ordinært den 15. juni hvert år, eller ved utbetaling av sluttoppgjør.

#G

GDPR

General Data Protection Regulation, EU-regelverket som regulerer beskyttelsen av personopplysninger. Gjelder også i Norge.

#H

Holdback

Trer i kraft i tilfelle en kunde ikke betaler skyldig beløp innen forfall. Dersom faktura ikke er betalt innen forfall, vil hele summen inkludert mva holdes tilbake frem til partner enten har opptjent partnerandel som overgår den totale holdback, eller at holdback løses opp ved at kunde har betalt.

HMS

Helse, miljø og sikkerhet. Dekker både det ytre- og indre miljø.

HMSSE Håndbok

Del 2 av personalhåndboken. HMSSE-håndboken definerer bruk av det interne HMS og avvikssystemet i Jobbkretser. Håndboken skal gi en enkel innføring i selskapets politikk og rutiner for HMS og avvikshåndtering.

#I

Innleie/bemanning

Tilfelle hvor en medarbeider er utleid til en oppdragsgiver hvor arbeidet utføres hos oppdragsgiveren, mens medarbeideren er under innleierens daglige ledelse. Følger innleierens instruks og retningslinjer.

ID-kontroll

Alle medarbeidere må gjennomgå ID-kontroll før ansettelse. Skjer gjennom “min arbeidsavtale” eller ved “manuell aktivering”. Gyldig ID i dette henseende vil være nasjonalt ID-kort, pass eller førerkort.

Instruks

Konkret arbeidsbeskrivelse, f.eks. hvordan et instrument eller utstyr behandles, eller hvordan en arbeidsoperasjon utføres. En instruks knyttes opp mot en eller flere prosedyrer.

#J

Jobbkretser

En kjede av bemanningsbyråer (partnere). Partneren samarbeider med Jobbkretser for en mer effektiv, automatisert og helhetlig leveranse enn små og mellomstore bemanningsselskaper normalt kan klare på egenhånd. Byråene i kjeden er likevel i fri konkurranse med hverandre, opererer uavhengig av hverandre og holder sitt eget konsept og markedsføring.

#K

Kunde- og kandidatkort

Registreringen i Webtemp. Databasens oppføring av kunder eller kandidater. På kunde-/kandidatkort kan man registrere og finne data, samt registrere og finne dokumenter, faktura, oppdrag, tilbud m.m. Her får man også tilgang til kunde/kandidatportalen.

Kundeportalen

Del av Webtemp. Modulen hvor kunde kan logge seg inn for å melde behov, booke medarbeidere, finne faktura og godkjenne timelister. Partner bruker kundeportalen i “saksbehandlermodus” til å registrere annonser/tilbud og oppdrag.

Kandidatportalen

Del av Webtemp. Modulen hvor medarbeider kan logge seg inn for å godta jobbtilbud, levere timelister, finne lønnslipper, arbeidsavtale m.m. Inkluderer også min arbeidsavtale.

Kundegodkjenning (timeliste)

Kundens aksept og godkjenning av timelisten gjennom kundeportalen.

Kredittid

Det antall dager, fra fakturadato, det er avtalt med kunde at innbetalingen skal skje innen. 10 dager er standard, men avtaler inntil 30 dager kan gjøres av partner alene.

Kvalitetssystem

Organisasjonsstruktur, prosedyrer, prosesser og ressurser som er nødvendige for iverksettelse av kvalitetsledelse.

Kvalitetsledelse

Alle aktiviteter forbundet med den totale ledelsesoppgaven som fastsetter kvalitetspolitikken, målene og ansvarsforholdene. Disse iverksettes gjennom kvalitetsplanlegging, kvalitetsstyring, kvalitetssikring og kvalitetsforbedring som deler av kvalitetssystemet.

Kvalitetshåndbok

Dokumentet som angir kvalitetspolitikken og beskriver organisasjonens kvalitetssystem.

Korrigerende tiltak

Produktet eller resultatet av en avviksbehandling skal alltid være at det blir gjort tiltak for å fjerne årsaken til avviket, samt at tiltaket blir dokumentert, registrert og distribuert til de nødvendige mottakere.

Kontroll

Måling, prøving eller undersøkelse av egenskaper og sammenligning av disse med spesifiserte krav.

Kvalitet

Overensstemmelse med spesifiserte krav.

Kvalitetsrevisjon

Systematisk og uavhengig undersøkelse for å fastslå om kvalitetsaktiviteter og tilhørende resultater stemmer overens med det som er planlagt, og om de er effektivt gjennomført og hensiktsmessige for å oppnå målene.

Kildeskatt

Fra 2019 er det innført en forenklet skatteordning for utenlandske arbeidstakere i Norge. Denne ordningen kalles kildeskatt på lønn. De fleste nye utenlandske arbeidstakere vil komme inn under denne ordningen det første året de jobber i Norge.

#L

Likebehandlingsprinsippet

Prinsippet om at utleid arbeidstaker minst sikres de vilkår som ville kommet til anvendelse dersom arbeidstaker hadde vært ansatt hos innleier for å utføre samme arbeid (AML §14-12.a). Gjelder bl.a. lønn, arbeidstid, feriepenger, utgiftsdekning og tilgang til felles goder.

Ledelsens gjennomgang

Formell vurdering foretatt av den øverste ledelsen. Vurdering av kvalitetssystemets status og tjenlighet i forhold til kvalitetspolitikken og kvalitetsmålene.

#M

Minstelønn

Den laveste lønn som kan tilbys i et jobbtilbud. Vil variere etter likebehandlingsprinsippet, og skal aldri være lavere enn de allmenngjorte tariffavtaler gjeldende for bransjen.

Manuell timeliste (WT)

En timeliste i tillegg til E-timelisten. Den manuelle timelisten lages manuelt ved at man velger inn fra tillatte produkt i avtalen, og antall. Den manuelle timelisten vil deretter komme med til neste lønn og/eller fakturakjøring.

Min Arbeidsavtale

Den digitale prosessen alle nyansatte medarbeidere går gjennom som ender med elektronisk signert arbeidsavtale og godtatt/avvist jobbtilbud. I min arbeidsavtale hentes inn data nødvendig for arbeidsforholdet og avsluttes med at medarbeideren identifiserer seg enten med BankID eller ved å laste opp kopi av gyldig ID.

#N

NHO Service og Handel

Den delen av NHO som bemanningsbransjen hører under. NHO Service og Handel består i dag av 6.800 virksomheter som til sammen har rundt 130.000 ansatte.

#O

Oppdrag (Webtemp)

Registrering som genereres automatisk etter kunde- og kandidataksept på utsendt (jobb)tilbud. Kan også registreres direkte i Webtemp. Oppdraget gir medarbeider en oppdragsbekreftelse, og kunde en ordrebekreftelse. Oppdraget genererer en elektronisk timeliste som medarbeider kan innlevere, og kunde kan godkjenne.

Oppdragsbekreftelse

Oppdragsbekreftelsen er en avtale mellom Jobbkretser og medarbeider som regulerer vilkårene for det til enhver tid pågående (utleie)oppdraget. Oppdragsbekreftelsen er et vedlegg til den gjeldende arbeidsavtalen. Oppdragsbekreftelser kan finnes i oppdragsregistreringen eller i kandidatportalen.

Ordrebekreftelse

Ordrebekreftelsen er en avtale mellom Jobbkretser og innleier som regulerer vilkårene for den til enhver tid pågående innleie. Ordrebekreftelsen er et vedlegg til den gjeldende kundeavtalen. Ordrebekreftelser kan finnes i oppdragsregistreringen eller i kundeportalen.

Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)

Jobbkretser betaler inn til OTP iht. OTP-loven. OTP er 2%. Jobbkretser har avtale med Nordea.

#P

Produkt (WT)

Lønnsart eller annet i Webtemp som i en timeliste gir grunnlag for lønn og/eller faktura. Ved levering av en timeliste vil systemet kalkulere et antall produkter med en pris, f.eks. arbeidstimer (produkt) x 100,- NOK.

Partneravregning

Den avregningen som skjer automatisk, ved fakturering, på grunnlag av alle behandlede og fakturerte timelister, som utregner bemanningspartnerens partnerandel.

Partnerandel

Det totale dekningsbidraget som etter partneravtalen tilhører bemanningspartner, og som overføres straks etter partneravregningen. Også kalt partnerens dekningsbidrag (DB).

Prosedyre

Angir et handlingsmønster en bestemt oppgave skal følge.

Policy

Organisasjonens overordnede hensikter og ledelse med hensyn til kvalitet, slik dette er uttrykt formelt av den øverste ledelse.

Personalhåndbok

Personalhåndboken er laget for å gi en komplett oversikt over hvilke rettigheter og plikter medarbeider og Jobbkretser har i arbeidsforholdet.

Personopplysninger

Personopplysning defineres som «enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte»); En identifiserbar fysisk person er en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, særlig ved hjelp av en identifikator, f.eks. et navn, et identifikasjonsnummer, lokaliseringsopplysninger, en nettidentifikator eller ett eller flere elementer som er spesifikke for nevnte fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet»

#Q

#R

Rekruttering

Tilfellet hvor en medarbeider rekrutteres til en fast stilling direkte hos oppdragsgiver, og hvor det formelle arbeidsforholdet ligger mellom oppdragsgiver og medarbeideren direkte. Som oftest grunnlag for fakturering av rekrutteringshonorar.

Rollefordeling

Dokument som viser alle nødvendige oppgaver i Jobbkretser og hos partner, samt hvem i samarbeidsmodellen som er ansvarlig for utførelsen av dem.

Revidert arbeidsgiver (RA godkjenning)

Godkjenningsordning for medlemsbedrifter i NHO Service og Handel. Bemanningsbyråets rutiner vedr. bl.a. arbeidsgivers plikter, sykelønn og fraværshåndtering, avtaleverk m.m. blir revidert hvert annet år. https://www.nhosh.no/bransjer/bemanning-og-rekruttering/revidert-arbeidsgiver-hoved/

Revisjoner

En kontroll hvor det undersøkes hvorvidt noe er iht. gjeldende regler, rutiner eller krav. Jobbkretser har følgende revisjoner: Ledelsens gjennomgang, Revisjon av kvalitetssystemet, Statusmøter med partnere, i tillegg til revisjoner i forbindelse med RA godkjenning, EPIM, Startbank og kunderevisjoner.

#S

Stillingsprosent

Påkrevd i arbeidsavtale etter AML §14-9.(1). Med fast ansettelse menes at ansettelsen er løpende og tidsubegrenset, at lovens regler om opphør av arbeidsforhold gjelder, og at arbeidstaker sikres forutsigbarhet for arbeid i form av et reelt stillingsomfang.

Skattekort

Det skattekortet medarbeideren har avtalt med skatteetaten hentes elektronisk og automatisk. Det er medarbeiderens ansvar å sørge for å ha et skattekort. For utenlandske medarbeidere kreves det et D-nummer for å kunne få et skattekort. Skattekortet regulerer skatteprosent, eller tabelltrekk.

Stillingsannonse

En utlysning av ledig stilling. Klargjøres og publiseres ved utarbeidelse av “tilbud” i Webtemp, og kan derfra publiseres på egen hjemmeside (Iframe) og på finn.no.

Saklig grunnlag (for avskjed/oppsigelse)

Dersom arbeidsgiver avslutter arbeidsforholdet, kreves det saklig grunnlag. Saklig grunnlag kan for eksempel være alvorlige brudd på arbeidsavtale eller reglement, nedbemanning eller omstilling.

Sluttoppgjør

Ved opphør av arbeidsforholdet skal medarbeider senest innen neste ordinære lønnsdato få utbetalt sluttoppgjør. I sluttoppgjøret inkluderes: opptjent lønn som enda ikke er utbetalt, ev. ikke-utbetalte feriepenger fra året før, opptjente feriepenger for inneværende år og ev. dokumenterte utlegg iht. avtale.

StartBANK

StartBANK er en database som betyr at leverandørene i bygg- og anleggsbransjen slipper å levere samme dokumentasjon gang på gang. StartBANK henter informasjon fra offentlige registre, blant annet Skatteetaten. Leverandørene kan oppgi StartBANK-ID og slippe å sende dokumentasjon i hver enkelt konkurranse. I tillegg vil også informasjonen holdes oppdatert.

#T

Tilbud (Webtemp)

Registrering av en ledig stilling/assignment/tilbud i Webtemp/kundeportalen. Tilbudet kan etter registrering sendes til en eller flere utvalgte kandidater gjennom kundeportalen. Tilbudet er også utgangspunkt for å publisere en stillingsannonse.

Tariff

Avtale som regulerer lønns og arbeidvilkår for ansatte i bedrift med tariffavtale. Tariffavtalen er en avtale avtalt mellom bedrift, bedriftens tillitsvalgte og deres fagforening. Jobbkretser har i dag tariffavtale med Parat innen industri.

#U

Utvidet kredittid

All kredittid utover 10 dager, avtalt med kunde. Belastes iht. prisliste for rente utvidet kreditt.

#V

Vikarbyrådirektivet

Arbeidsmiljølovens (AML) bestemmelser om innleie §14-12. – §14-14. www.lovdata.no

#W

Webtemp (WT)

Datasystem, ERP, CRM, timefangst-, kandidat- og dokumenthåndteringssystem. Systemet er kjernen i Jobbkretser-samarbeidet. I systemet registrerer man jobbtilbud, oppdrag, og ansettelser.

Webtemp Klienten

Software som lastes ned fra www.webtemp.no/bruker, og som gir tilgang til systemet “Webtemp”.