Instruks
Dokumentnummer: KM-8-3-48
Revidert dato: 24.03.21
Opprettet dato: 15.01.20 (Ansvarlig: Kvalitetsansvarlig)
Endret dato: 01.10.21
Prosess: Personellutleie
Type: Instrukser & Rutiner
Ansvar – Medarbeider: har ansvar for å levere timelister i kandidatportalen.
Ansvar – Kunde: har ansvar for å kontrollere og godkjenne timelister i kundeportalen.
Ansvar – Partner: har ansvar for å behandle timelisten.
Beskrivelse:
Timelisteprosessen:
- Utleid medarbeider leverer timelisten i kandidatportalen.
- Kunde godkjenner timelisten i Kundeportalen.
- Partner behandler timelisten i Partnerportalen.
Den behandlede timelisten viser hva som, ved neste periode vil faktureres kunde, og lønnes til medarbeider. Nederst vises også partneravregningen tilhørende den individuelle timelisten.
En behandlet timeliste:
Problemfri timefangst, avlønning og fakturering krever:
- Presis informasjon i oppdrags og kunde registreringene.
Kunderegistreringen må spesielt være presis mht.:
- Kredittid
- Hvem som dekker lønn ved bevegelige høytid- og helligdager (kunde eller partner).
- Hvem som dekker sykefraværskostnad (kunde eller partner).
- Om foretaket dekker lønn ved bortfall av arbeid på helligdager.
- Om det skal sendes fakturakopi til epost-adresse.
- Tillatte avtaler med korrekte lønns- og prisbetingelser
- Rett faktor ved selvbetjent og assistert bemanning.
Oppdragsregistreringen må spesielt være presis mht.:
- Hvilke avtale som styrer beregning av lønn, pris og tillegg
- Lønn og pris, evt faktor dersom avtalen skal overstyres
- Arbeidssted og arbeidstid.
Viktig om timelister:
- De elektroniske timelistene skal inneholde et fortløpende grunnlag for fakturering.
- Kundens signering skal sikre at både kunde og medarbeider er enige om grunnlaget før avlønning og fakturering.
- Kundens signering er obligatorisk. Timelister kan altså verken lønnes eller faktureres uten kundens signatur.
Det er mulig å legge inn timelister til fakturering og lønn uten godkjennelse, men disse vil ikke gå videre i systemet før det foreligger bilde av skriftlig timeliste lastet opp via mobilkamera.
Dersom skriftlig timeliste foreligger, er det avgjørende at de registreres helt korrekt inn i systemet.