Instruks
Dokumentnummer: KM-8-3-33
Revidert dato: 24.03.21
Opprettet dato: 15.01.20 (Ansvarlig: Kvalitetsansvarlig)
Endret dato:
Prosess: Personellutleie
Type: Instrukser & Rutiner
Ansvar – HR-avdelingen: har ansvar for å følge opp den sykemeldte og dokumentere ovenfor NAV.
Ansvar – Partner: har ansvar for å bistå HR-avdelingen med utførelse av dialogmøter ol.
Responstid: Fortløpende
Beskrivelse: Før sykmelding: Vurder og diskuter muligheter og begrensninger på arbeidsplassen/bedriften med ansatte. Ved behov for sykmelding, kan arbeidstakeren ta med seg denne vurderingen til lege. Sammen med informasjon om bedriften, kan dette være til god hjelp for legen som skal vurdere arbeidsmulighet og fastsette gradering av eventuell sykmelding.
- Før sykmelding: Vurdering av mulighet for tilrettelegging av oppgaver på arbeidsplassen, inkludert informasjon den ansatte kan ha med til legen/sykemelder.
- Skjema for fraværsregistrering: Jobbkretser skal ha oversikt over egen- og sykemeldt fravær hos ansatte. Det er nyttig å følge med på både fraværslengde og fraværshyppighet hos ansatte.
- Oppfølgingsplan (Trinn 1), senest etter 4 uker: Oppfølgingsplan skal være utarbeidet senest etter 4 ukers sykmelding, uansett gradering. Denne skal utarbeides av HR-avdelingen/partner og medarbeider sammen, og skal sendes til lege/sykemelder.
Unntak fra oppfølgingsplan: HR-avdelingen/partner og arbeidstaker skal i fellesskap utarbeide en oppfølgingsplan, dersom det ikke er åpenbart unødvendig. De mest åpenbare situasjonene hvor en plan ikke vil ha noen hensikt, er når det er klart at den sykmeldte ikke kommer tilbake til arbeid, eller når det er klart at arbeidstaker vil komme tilbake uavhengig av eventuelle tilretteleggingstiltak. Det kan også være ”åpenbart unødvendig” med en oppfølgingsplan når arbeidstakeren er gradert sykmeldt og kan ha en løpende dialog om oppfølging og tilrettelegging på arbeidsplassen. - Oppfølgingsplan (Trinn 2):Det kan være hensiktsmessig å revurdere tilretteleggingen og eventuelt teste ut andre alternativer som kan prøves ut. Det kan også være hensiktsmessig å avslutte tilrettelegging som ikke har ønsket effekt. Etter en revurdering av tilrettelegging og registrering av endringer, sendes den oppdaterte oppfølgingsplanen til legen/sykemelder.
- Innkalling til dialogmøte, senest etter 7 uker, (for 100 % sykmelding). Senest etter 7 ukers sykmelding, skal det avholdes dialogmøte. Hensikten er å gjennomgå oppfølgingsplanen og få en ny vurdering av muligheter og begrensninger for arbeid og aktivitet. HR-avdelingen/partner skal innkalle den sykmeldte. Bedriftshelsetjenesten kan delta dersom partene opplever det hensiktsmessig. Sykemelder kan inviteres dersom den sykmeldte samtykker. Erfaringsmessig bør innkalling da gjøres i god tid slik at legen får satt av tid. Den sykemeldte har mulighet til å be om at tillitsvalgt og/eller verneombud deltar på møtet. Dialogmøtet kan også gjennomføres på telefon.
- Konklusjon/rapport fra dialogmøte: Rapporteringsdokument fra dialogmøtet fylles ut. Denne bør sendes til legen/sykemelder som en justering av eller tillegg til oppfølgingsplanen.
- Aktivitetskrav: Ved 8 ukers sykmelding trer aktivitetskrav til den sykmeldte inn. HR-avdelingen sender oppfølgingsplan til NAV dersom NAV etterspør denne. Vurder å koble inn NAV: Dersom videre tilrettelegging i bedriften ikke er mulig, bør NAV kobles inn.