Instruks
Dokumentnummer: KM-8-3-47
Revidert dato: 24.03.21
Opprettet dato: 15.01.20 (Ansvarlig: Kvalitetsansvarlig)
Endret dato: 01.10.21
Prosess: Personellutleie
Type: Instrukser & Rutiner
Ansvar – Partner: Aktivere medarbeider, og registrere medarbeider i oppdrag
Ansvar – HR-avdelingen: Importerer til A-melding hver kveld.
Ansvar – Support: Bestiller HMS-kort etter vanlig rutine
Beskrivelse: For å kunne bestille HMS-kort til en medarbeider, må medarbeider være registrert i A-meldingen. Og for å registrere medarbeider i A-melding, må medarbeider være aktiv i et oppdrag.
I noen tilfeller vil man være avhengig av å kunne bestille HMS-kort til medarbeidere før de er registrert i det aktuelle oppdraget. Dette ordnes ved at alle partnere har en kunderegistrering på eget navn og med en avtale som innehar en stilling innen bygg/renhold.
På denne måten vil man kunne registrere medarbeider i et oppdrag, som gjør at medarbeideren vil bli registrert i A-meldingen, som igjen gjør det mulig å bestille HMS-kort.
- Registrer og aktiver medarbeider i Partnerportalen
- Registrer oppdrag på medarbeider på kundeoppføring med tilsvarende navn som eget partnernavn, med første og siste dag i dag.
- Merk: Sett at partner bruker den riktige kundeoppføringen til registrering (kundeoppføring under sitt eget partnernavn) vil det ikke gå ut oppdragsbekreftelse til medarbeider i oppdraget og oppdraget må trekkes dagen etter.
- Dette fordi kundekortene vil være merket med: «Ikke autosend oppdragsbekreftelser»
- Medarbeider blir meldt inn i A-meldingen
- HMS-kort blir bestilt etter vanlig rutine
- Partner blir varslet når midlertidig HMS-kort er mottatt (vanlig rutine).